I arbetet med Handledarens hemligheter utkristalliserades olika roller för en handledare och de två tydligaste var den som expert och den som facilitator. Insåg att jag och mina kliniska handledarkollegor lätt hamnar i expertrollen och fick syn på att det kan leda till en passivisering av de handledda och förlorade inlärningstillfällen. Detta väckte min nyfikenhet på facilitering som koncept och jag är därför jätteglad att ha träffat en expert på ämnet, specialistpsykolog Johan Möller. Här berättar han om vad vi psykologer behöver veta om facilitering och varför kunskapen är viktig oavsett vilken typ av verksamhet man arbetar i.
Vem är du och hur kom du in på det här med facilitering?
Jag är egenföretagare sedan tio år och arbetar brett inom arbets- och organisationsfältet. Blev färdig psykolog 2009 och innan hade jag läst PA-programmet så jag har alltid varit inriktad mot arbete och organisation men under utbildningen blev jag även kliniskt intresserad och hamnade i ACT-träsket.
Tyckte att jag hade en ganska bra kunskap om inlärningspsykologi på individnivå, men när jag försökte applicera det på grupp- och organisationsnivå hade jag svårt att få effekt. När jag senare gick specialistutbildningens introduktionskurs undersökte jag skillnaderna i arbetsuppgifter för en psykolog och en specialistpsykolog inom företagshälsovården i mitt skriftliga arbete. I intervjuer med seniora psykologer framkom det här med avancerad processledning. En viktig aspekt av specialistpsykologens uppdrag är att kunna hålla i större och längre processer med ökad involveringsgrad. Hittade då att ”facilitering” är ett internationellt begrepp som det finns mer forskning på än ”processledning” och intresserade mig för det.
När jag sedan hittade en kollega att utveckla arbetet med kunde vi konstatera att det inte fanns något för psykologer på ämnet och då skapade vi en specialistkurs. Det här var 2015-2016 någonstans och på den första kursomgången var det nära och kära som vi mer eller mindre tvingade att delta, men sen har vi fortsatt att hålla kursen i tio år.
Rama in facilitering för oss
I många organisationer läggs en stor del av arbetstiden på möten, workshops och utvecklingsprocesser. Trots det är det inte självklart att dessa tillfällen leder till bättre beslut, ökad förståelse eller konkret utveckling. Facilitering handlar i grunden om att hjälpa grupper att använda sin gemensamma tid och kompetens på ett mer genomtänkt och produktivt sätt.
”Facilitering handlar i grunden om att hjälpa grupper att använda sin gemensamma tid och kompetens på ett mer genomtänkt och produktivt sätt”
Facilitering handlar om att stödja en grupp i att tänka, samtala och fatta beslut tillsammans och de flesta definitioner utgår från tre delar: att agera utifrån gruppens intresse, att hjälpa gruppen att uppnå mål, samt att du som facilitator kan, men inte måste, vara expert på själva temat eller ämnet som avhandlas.
Ur ett motivationspsykologiskt perspektiv finns starka skäl att arbeta faciliterande. Enligt Self-Determination Theory (SDT) gynnas människors inre motivation när dessa tre grundläggande psykologiska behov tillgodoses: autonomi, kompetens och samhörighet. Faciliterade processer kan bidra till det genom att:
- ge deltagare möjlighet att påverka och bidra (autonomi)
- synliggöra och använda människors kunskap och erfarenhet (kompetens)
- skapa dialog och gemensam förståelse (samhörighet)
När människor involveras i att formulera problem, utveckla idéer och fatta beslut ökar ofta både engagemanget och ansvarstagandet för resultatet. Beslut som växer fram i dialog tenderar också att få större legitimitet i gruppen.
När är kunskap om facilitering användbart för psykologer som arbetar kliniskt?
Det finns många olika ingångar. Vid implementering av nya arbetssätt som ska funka i verksamheten, vid utvärderingsarbeten och utvecklingsarbeten generellt. Så fort du har gruppinsatser så behöver du fundera över hur du använder den kompetens som finns och hur du skapar effektiva arbetsprocesser.
Så om jag som psykolog på en hälsocentral har faciliteringskunskaper och nu ska starta upp ett psykosocialt team – vad gör jag då?
Då har du en tanke om hur du ska lägga upp processen.
- Vad som är den initiala (s k divergerande) fasen.
- Vilken arbetsprocess ni ska få till.
- Vad syftet är och hur det etableras.
- Vilka intressenter som finns och hur ni får med de olika perspektiven.
- Vilken typ av förarbete som behövs.
- Vad det är som ska komma ut ur processen och hur det sedan tas vidare.
En vanlig missuppfattning är att facilitering innebär fria och öppna samtal utan särskilt mycket struktur. I själva verket är det tvärtom. God facilitering bygger på tydliga ramar med ett klart och förankrat syfte med mötet eller workshopen. Sen ska det såklart skapas förutsättningar för dialoger, diskussioner och problemlösning men det är ofta ramarna och kulturen som skapas som ger förutsättningar för samtalen.
Finns det inte sedan tidigare en gemensam bild av vad som ska uppnås är det en viktig sak att hantera och arbeta med. Viktigt är också att det finns en genomtänkt struktur för hur arbetet ska gå till samt en tydlighet och transparens kring hur beslut ska fattas.
Ett vanligt misstag är att fokusera på vilka olika modeller som skall användas under ett möte eller en workshop. Parkera det, och rikta istället in dig på syfte och mål och att det är tydligt och välförankrat. Ett tydligt syfte är det viktigaste och sedan efter det, kan du börja klura på hur du skall genomföra det hela.
Om vi tar exemplet med det psykosociala teamet – där kanske syftet är att vi ska hitta rätt patienter för den här hälsocentralen. Syftet är inte att ”nu ska vi göra en fish bowl” (vanlig faciliteringsmetod, Elins anmärkning) utan det blir ju vägen till att lyssna in kunskapen från distriktssköterskan, kuratorn och läkaren för att få veta – när blir det bra, när fungerar det? Att göra en övning är inte det primära utan vi ska arbeta med någonting och då använder vi olika metoder för att uppnå det satta målet.
Fler relevanta situationer för kliniska psykologer?
Gruppterapier. Där kan en medvetenhet om facilitering hjälpa oss att använda deltagarnas olikheter och styrkan i att folk träffar varandra. Hur vi skapar goda förutsättningar med hjälp av talutrymme, ansvar, delaktighet och hela den biten. Vissa pratar om vikten av att etablera psykologisk trygghet för att skapa resultat. Rätt använt är facilitering ett sätt att åstadkomma det.
Och vid handledning och utbildning. Vi vet att involvering är viktigt. Till exempel så genererar generellt workshopsliknande upplägg bättre utfall än rena föreläsningar. Vi behöver få folk att börja göra saker och då kan vi fråga oss – hur mycket input behöver den här gruppen för att vi ska uppnå det som är målet med insatsen? Ibland behöver vi skjuta in mer, ibland mindre, men jag tänker att vi psykologer ibland är alltför fokuserade på att tillföra content. Det ska vi såklart göra, med den kunskap vi har, men vi ska inte underskatta det pedagogiska, alltså hur vi får folk att kunna ta steget.
Vid handledning så är det lätt hänt att vi hamnar i en symbios där jag kan berätta saker och gruppen kan sitta och lyssna. Det blir en vana på något sätt. Men om vi tänker SDT så är lyssnande inte något som triggar motivation, alltså samhörighet och autonomi och kompetens, utan det behövs något annat. Vi behöver involvera deltagarna och bygga på den kompetens som finns.
”Vid handledning så är det lätt hänt att vi hamnar i en symbios där jag kan berätta saker och gruppen kan sitta och lyssna…vi behöver involvera deltagarna och bygga på den kompetens som finns”
Jag startade en ny handledningsgrupp för ett tag sedan och då hade jag en uppdragsdialog där chefen frågade vad jag skulle göra om deltagarna inte hade med sig några ärenden eller frågeställningar. Hen sa att tidigare handledare brukat ha med sig något att hålla en kortare föreläsning om. Det här kan vi givetvis hamna i men vi som handledare behöver kanske ta oss en funderare på vilka risker vi tar med att förankra de rollerna. Hur blir det med deltagarnas fortsatta lärande och inre motivation? Självklart är det inte allt eller inget, utan viktigast är väl som vanligt att ha en medvetenhet om vad konsekvenserna blir beroende på vad vi väljer att göra.
I lärande behöver vi ha en motor och det underlättar om den kommer inifrån vilket vi ibland behöver hjälpa till att locka fram. Och det kan behöva ta sin lilla tid. Ifall vi tar över processen för mycket så kan det hämma utvecklingen. Men med det sagt så är det ofta ganska små steg som behövs för att man ska uppleva en utveckling.
Vid coachning när jag utvärderar och frågar vilka lärdomar som varit viktigast är det sällan några revolutionerande saker utan sådant som ”jag behöver prata med mina medarbetare innan jag fattar beslut” eller ”jag behöver gå hem i tid och stänga av telefonen på helgerna”. Så vi ska kanske inte lägga alltför stor vikt på content och komma ihåg att det är små steg som möjliggör förändring.
Jag har fått uppfattningen att man som AO-psykolog behöver komma med något spektakulärt för att det ska vara av intresse och ”sälja”, är det inte så?
Om vi ska samla många människor behöver vi ju ha någonting som är värt att samla många människor för.
Tänk ett scenario där en hälsocentral ska gå från att vara 20 anställda till 40 och chefen frågar vad som är viktigt att tänka på för att kunna behålla den goda kulturen. Då skulle jag säga att ni har 20 pers som funkar relativt bra. Det är lite skav här och där men i stort är det bra och det vill ni behålla. Tror ni inte att det skulle kunna vara bra att vi kollar med dem vad de gör som får det att fungera bra? Då får vi en grund att bygga vidare på vilket ger bra mycket mer än att en extern konsult kommer in och föreläser om den perfekta arbetskulturen.
Ska vi ha något att bygga på så behöver vi kolla vad som finns. Och så är det smart att vi samtidigt kanske bygger lite stolthet hos personalen, förstärker det som de gör bra och tydliggör det som funkar.
Jag pratar väldigt sällan om facilitering med mina uppdragsgivare, det är bara ett ord, utan jag säger saker som: Ska vi samla alla i den här frågan, eller vad som nu är aktuellt. Men sen säger de ”tiden har gått så fort idag”, ”vad skönt det var” eller ”vad coolt att vi kunde få till pratet med de tre delägarna på scen och att de kunde vara så genuina där framme”. Det är återkopplingen, inte ”vad bra det är med facilitering”.
”Om vi ska samla många människor behöver vi ju ha någonting som är värt att samla många människor för”
Du nämnde missuppfattningar om facilitering tidigare, finns det fler sådana?
Ja, en vanlig missuppfattning är att det skall råda konsensus. Då riskerar ni att hamna i något allmängiltigt som alla kan komma överens om. Våga särskilja olika alternativ och se för- och nackdelar med dem. Om uppdraget är att samla olika intressenter så kommer ni få personer som tycker olika. Vågar dessa personer uttrycka att de tycker olika, då är inte alla alltid överens, och facilitering innebär att bygga strukturer för att hantera det och säkerställa att arbetsprocessen ändå blir produktiv och resulterat i något.
Ytterligare en vanlig missuppfattning är att det är på själva mötet som allt skall ske. Planering tillsammans med intressenter kan ske innan själva mötet och uppföljning och fortsättning av implementering efteråt. Säkerställ att tiden tillsammans med deltagare används på ett så effektivt sätt som möjligt och fundera på vad som måste komma före och efter en workshop för att ni ska nå målet.
Något du vill lägga till innan vi avrundar?
En fråga som de flesta arbetsplatser skulle kunna ställa sig är – använder vi tiden på våra möten på ett klokt sätt? Och nästa fråga – vad är det som vi gör bra och vad skulle vi kunna göra annorlunda? Alltså lite som en after action review.
Det är bra! Gärna när man har tid på sig att tänka till ordentligt och inte bara i slutet av mötet på ca 30 sekunder som det ju lätt kan bli
Ja det är bra att man får tid själv att tänka efter först och sedan lyssna på alla. Annars missar vi de lite mer introverta eller de som behöver mer tid för att tänka och går bara på dem som är snabba och extroverta. Ett sätt att ta sig an och få igång reflektion kring frågan om möteskulturer är att alla får ställa upp sig på ett led från 1 till 100 i rummet utifrån frågan: använder vi vår tid på mötena på ett klokt och effektivt sätt? Ställ upp dig och se varför du står där du står. Sen har du något att facilitera!
Till sist, vilket är ditt bästa lästips till den som blir intresserad av att lära sig mer?
- Baskerville, N.B., Liddy, C., & Hogg, W. Systematic review and meta- analysis of practice facilitation within primary care settings. Annals of family medicine, 2012; Vol 10, 63-74
- Gullstrand, A (2020): Facilitera! : allt du behöver veta för att framgångsrikt leda människor i workshops
- Ghais, S (2005): Extreme Facilitation: Guiding Groups Through Controversy and Complexity
- Jordan T & Andersson P (2010): Att hantera de svårlösta samhällsfrågorna: https://www.perspectus.se/tj/publikationer/atthanterade.pdf
